כשמנחה אומר: "עכשיו תתחלקו לזוגות ותדברו על החוויה שלכם", הוא עלול לחשוב שנתן הנחיה פשוטה. בפועל, בחדר עולות מיד שאלות: עם מי? על איזו חוויה? כמה זמן? מי מדבר ראשון? ומה עושים כשמסיימים? השאלה איך לנסח הוראות לתרגיל אינה עניין טכני בלבד. היא קובעת אם הקבוצה תיכנס לעשייה בביטחון, או תבזבז את הדקות הראשונות בניסיון להבין מה בדיוק מבקשים ממנה.
הוראות טובות יוצרות מסגרת שמאפשרת חופש. הן מורידות עומס מהמשתתפים, שומרות על האנרגיה בחדר ומפנות מקום ללמידה, לשיח או להתנסות. הוראות עמומות, גם כשהתרגיל מצוין, עלולות לייצר מבוכה, התנגדות שקטה או תוצאה שאינה קשורה למטרה המקצועית שלכם.
לפני הניסוח: להחליט מה המשתתפים צריכים לעשות
הרבה הנחיות מסתבכות מפני שהמנחה מנסה להסביר את כל ההיגיון שמאחורי התרגיל, את תוכן הנושא ואת כל האפשרויות שעשויות לעלות. המשתתפים, לעומת זאת, צריכים קודם לדעת דבר אחד: מה הפעולה הבאה שלהם.
לפני שאתם מדברים, נסחו לעצמכם במשפט אחד את התוצר הרצוי. למשל: "כל משתתף יזהה דפוס תגובה שלו במצב של קונפליקט" או "כל צוות יבחר דרך אחת לשפר את תהליך הקליטה בארגון". אם אינכם יודעים מה אמור לקרות בסוף התרגיל, יהיה קשה לתת הנחיות ממוקדות בתחילתו.
כדאי להבחין בין מטרת התרגיל לבין ההוראות. המטרה היא שלכם כמנחים, ולעיתים נכון לשתף אותה בקצרה. ההוראות הן המפה המעשית של המשתתפים: מה עושים, עם מי, באיזה סדר ולכמה זמן. אין צורך להפוך כל תרגיל להרצאה מקדימה.
לדוגמה, במקום לומר: "אנחנו הולכים לעשות תרגיל שמטרתו להבין את החשיבות של הקשבה פעילה ואת המורכבות של תקשורת בין-אישית", אפשר לומר: "בזוגות, אדם אחד ישתף במשך שלוש דקות בסיטואציה מאתגרת. האדם השני רק מקשיב, בלי לייעץ ובלי לשאול שאלות. אחר כך נתחלף." המטרה יכולה להגיע לפני או אחרי, אך הפעולה צריכה להיות ברורה מיד.
איך לנסח הוראות לתרגיל: חמישה רכיבים שחוסכים בלבול
הנחיה טובה כוללת בדרך כלל חמישה רכיבים, בסדר שהקבוצה יכולה לעקוב אחריו:
- המסגרת: האם עובדים לבד, בזוגות, בשלישיות או בקבוצות קטנות.
- המשימה: מה בדיוק כל אדם או קבוצה עושים.
- הסדר: מי מתחיל, מה קורה אחר כך, ומה עושים במקרה של תפקידים שונים.
- הזמן: כמה זמן מוקצה לכל חלק, לא רק לתרגיל כולו.
- התוצר: עם מה חוזרים למליאה, אם בכלל.
נשמע בסיסי, אבל לעיתים קרובות חסר דווקא אחד הפרטים הקטנים האלה. מנחה אומר "דברו ביניכם", אך אינו אומר כמה זמן. מורה מבקשת "לנתח את המקרה", אך לא מבהירה אם נדרש ניתוח כתוב, החלטה קבוצתית או הצגה. מטפל קבוצתי מזמין לשיתוף, אך אינו מסמן אם מדובר בסבב שבו כולם מדברים או בהזמנה פתוחה.
אפשר לנסח זאת במשפט רציף וקצר: "התחלקו לשלישיות. בחרו מקרה אחד מהעבודה של אחד מכם, הגדירו יחד מה הקושי המרכזי, וכתבו שתי שאלות שהייתם רוצים להביא למליאה. יש לכם שמונה דקות, ובסוף אבקש מכל שלישייה שאלה אחת בלבד." זו הנחיה שאפשר להתחיל לבצע.
לדבר בשפה של פעולה, לא בשפה של כוונה
פעלים כלליים כמו "תתחברו", "תעמיקו", "תחשבו", "תעבדו על" או "תשתפו" עשויים להיות מתאימים כחלק מהזמנה, אבל לבדם הם אינם מספקים הכוונה. לכל משתתף יש פרשנות אחרת למה פירוש "להעמיק" או "להתחבר".
כדי להפוך כוונה לפעולה, הוסיפו פעולה נראית לעין או נשמעת. במקום "חשבו על החוזקות שלכם", אמרו: "כתבו שתי חוזקות שבאו לידי ביטוי השבוע, וליד כל אחת ציינו דוגמה אחת." במקום "דברו על הגבולות שלכם", אמרו: "כל אחד ישלים את המשפט: 'קשה לי להציב גבול כאשר…' והשותף ישקף במשפט אחד מה שמע."
אין פירוש הדבר שההוראות חייבות להיות נוקשות. בתרגיל יצירתי, בעבודה רגשית או בדיון פתוח, מרחב הבחירה הוא חלק מהעניין. גם אז צריך להגדיר את גבולות המרחב: מה הנושא, מה משך הזמן, מה מותר לבחור, ומה לא נדרש לחשוף. בהירות אינה שליטה מיותרת. היא תנאי לכך שמשתתפים יוכלו לבחור באמת.
תנו הוראה אחת בכל פעם
ככל שהתרגיל מורכב יותר, הפיתוי הוא להסביר את כולו מראש. התוצאה היא רצף ארוך של פרטים שאנשים לא יזכרו, במיוחד כשעליהם גם למצוא זוג, להזיז כיסאות או להתמודד עם חשש מהמשימה.
בתרגיל שיש בו כמה שלבים, תנו את השלב הראשון בלבד, ואז עצרו. כשהקבוצה מסיימת אותו, תנו את ההנחיה הבאה. כך אתם גם יכולים לראות אם משהו לא עובד ולבצע התאמה בזמן אמת.
נניח שאתם מעבירים סימולציה של שיחת משוב. אין צורך להסביר בתחילה את כל הסבבים, ההחלפות והעיבוד. התחילו כך: "בכל שלישייה יש מנהל, עובד ומתבונן. כרגע המנהל והעובד יקראו את כרטיסי התפקיד שלהם. המתבונן יקבל דף תצפית. אל תתחילו לדבר עדיין." רק לאחר שכולם מוכנים, תנו את המשימה הבאה.
הגישה הזאת חשובה במיוחד בקבוצות עם משתתפים חדשים, בקבוצות רב-מקצועיות, או כשיש פערי שפה ורמות ניסיון. אנשי מקצוע מנוסים אינם בהכרח מבינים הנחיה מורכבת מהר יותר. לעיתים הם דווקא מניחים הנחות שונות על מה שהתכוונתם אליו.
בדיקת הבנה בלי לשאול "האם הכול ברור?"
השאלה "האם הכול ברור?" כמעט תמיד מקבלת הנהון. משתתפים לא תמיד רוצים להיחשף כמי שלא הבינו, ולעיתים הם עוד לא יודעים מה לא ברור עד שיתחילו לעבוד.
במקום זאת, בקשו מהקבוצה להחזיר לכם את ההנחיה בפעולה או במילים. אפשר לשאול: "מה הדבר הראשון שאתם עושים?" או "מי יכול לומר לנו מה אמור להיות התוצר בסוף?" אפשר גם להצביע על אדם אחד ולבקש ממנו להתחיל לסדר את הקבוצה: "דנה, לפי ההנחיה, מה גודל הקבוצות שאנחנו צריכים?"
זו אינה בחינה של המשתתפים אלא בדיקה של ההנחיה שלכם. אם התשובה אינה מדויקת, אל תתקנו את האדם כאילו טעה. אמרו: "אני רואה שלא ניסחתי את זה מספיק חד. בואו נדייק." משפט כזה שומר על האקלים ומדגים אחריות מקצועית.
הזמן הוא חלק מההוראה, לא הערת שוליים
"יש לכם כמה דקות" הוא ניסוח שמייצר חוויות שונות מאוד: עבור אדם אחד אלה שלוש דקות, עבור אחר אלה עשר. ציינו זמן ברור, והודיעו מתי תתנו תזכורת. למשל: "יש לכם שבע דקות. אעדכן אתכם כשיישארו שתי דקות."
בתהליכים שבהם יש חלוקת זמן בין אנשים, הדיוק משמעותי עוד יותר. אם כל משתתף אמור לקבל מקום, אמרו: "ארבע דקות לכל אדם, ועוד דקה למשוב מהשותף." בלי הסדרה כזאת, המשתתף הדומיננטי יותר עלול לתפוס את רוב הזמן, גם בלי כוונה.
עם זאת, לא כל תרגיל זקוק לשעון קשיח. בשיח רגשי או בעבודה טיפולית, לעיתים נכון להחזיק זמן גמיש. גם אז כדאי לומר זאת: "נקדיש לזה בערך עשר דקות, ואני אעצור אם נצטרך לשמור זמן לעיבוד." הגמישות הופכת מקצועית כשהיא מוצהרת ולא אקראית.
הראו דוגמה כאשר המשימה חדשה או רגישה
דוגמה קצרה טובה יכולה לחסוך שלוש דקות של הסבר. אם אתם מבקשים מהמשתתפים לתת משוב לפי מבנה מסוים, תנו משפט לדוגמה. אם אתם מבקשים מהם לנסח שאלה פתוחה, הציגו שאלה פתוחה מול שאלה שמכוונת לתשובה אחת.
חשוב שהדוגמה לא תהיה מושלמת מדי ולא תכתיב תשובה אחת נכונה. מטרתה להמחיש את הפורמט, לא להחליף את החשיבה. אפשר לומר: "אני לא מחפש שתאמרו בדיוק כך, אלא שתשמרו על המבנה: תיאור התנהגות, השפעה, ובקשה להמשך."
בתרגילים שיש בהם חשיפה אישית, הדוגמה גם מסמנת את עומק החשיפה המבוקש. אם אתם אומרים "שתפו בקושי", משתתפים עלולים לנוע בין תשובה שטחית לחשיפה שאינה מתאימה למסגרת. כדאי להגדיר: "בחרו סיטואציה מקצועית שאפשר לדבר עליה בנוחות כאן. אין צורך להיכנס לפרטים אישיים שאינכם רוצים לשתף."
אל תתנו להוראות להילחם בדינמיקה של החדר
הוראה נכונה על הדף עלולה לא להתאים למה שקורה בפועל. אם הקבוצה עייפה, תרגיל כתיבה של עשרים דקות אולי לא יחזיק. אם יש מתח בין המשתתפים, חלוקה אקראית לזוגות עשויה לדרוש הכנה או בחירה מודעת יותר. אם בחדר יש רעש, הנחיה ארוכה שניתנת תוך כדי תזוזה פשוט לא תישמע.
לכן, תנו את ההוראות לפני שמתחיל המעבר הפיזי. בקשו קודם להקשיב, אחר כך הציגו את המשימה, ורק אז הזמינו לקום ולהתחלק. אם צריך, כתבו את שלושת הפרטים החיוניים על לוח או בשקופית: עם מי עובדים, מה עושים, כמה זמן יש. הכתיבה אינה תחליף לנוכחות שלכם, אבל היא מפחיתה תלות בזיכרון.
גם האפשרות לשאול שאלות צריכה להיות מנוהלת. אחרי ההסבר, עצרו לשאלות הבהרה קצרות. אם מישהו מתחיל להיכנס לדיון על תוכן התרגיל, אפשר לומר: "זו שאלה טובה לעיבוד שאחרי. כרגע אני רוצה לוודא שברור מה עושים." כך אתם מגנים על הזמן ועל הקשב של הקבוצה.
משפט פתיחה שאפשר לקחת למפגש הבא
לפני כל תרגיל, נסו לבנות את הפתיחה על המבנה הבא: "המטרה של הדקות הקרובות היא ___. תעבדו ב___. כל אחד יעשה ___. יש לכם ___ דקות, ובסוף נחזור עם ___. לפני שמתחילים, מה הצעד הראשון שלכם?"
לא חייבים להשתמש בנוסח הזה מילה במילה. הערך שלו הוא בסדר החשיבה: מטרה, מסגרת, פעולה, זמן ותוצר. אחרי כמה מפגשים, המבנה יתחיל להישמע טבעי ולא תצטרכו להיעזר בו במודע.
ההוראות שלכם הן ההזמנה הראשונה של המשתתפים לתוך התרגיל. כשהן קצרות, מדויקות ומותאמות לחדר, המשתתפים פחות עסוקים בלנחש מה רציתם ויותר פנויים לפגוש את מה שהתכוונתם לאפשר. בפעם הבאה שאתם מכינים תרגיל, אל תשאלו רק אם הוא טוב. שאלו מה כל אדם בחדר יצטרך לשמוע כדי להתחיל אותו בביטחון.